הרבה ארגונים ומחלקות מבקשים במהלך ההטמעות לקבל תזכורות ו"הקפצות" שונות.
טכנית, הדבר ניתן. תלוי כמובן איזה פלטפורמה נטמיע – אבל ברוב המקרים ניתן לקבל תזכורת / מייל / הודעה / התראה שונה.
ארגונית, הדבר לא אפקטיבי ובעצם משאיר אתכם עם חוסר יעילות דומה לחוסר היעילות של שלבי טרום-המערכת.
מה הסיבה?
כאשר יש מערכת שיודעת לרכז את המידע שלכם,
הדבר המיידי שמתאפשר הוא עבודה שיטתית ועל פי נהלים.
ואם יש טיפול כלשהו הדורש "הקפצה" – במידה ומדובר בטיפול רפיטטיבי (חוזר על עצמו) – נייצר נוהל ובו כל X זמן נכנסים למסך ייעודי המציג את המידע ולפיו מבצעים את הטיפול הנדרש.
היתרון של כניסה למערכת לאיזור טיפול על פני קבלת התראות קופצות במייל הוא איכות העבודה.
שגרת עבודה המתזזת בין משימות נכנסות, דרישות, בקשות ותכתובות – היא עבודה בשגרת מלחמה או כיבוי שריפות – כמו שאוהבים להגיד בארגונים.
עבודה שנעשית מבחירה, בחתך רוחבי, בריכוז אותו סוג העבודה לאותו הזמן (ממש כמו העיקרון של פס ייצור!) היא עבודה שמתבצעת בצורה מהירה יותר, יסודית יותר, עם רווחה נפשית-ארגונית גדולה יותר ואפשרויות תכנון לכל אורך הזמן.
אז מה העקרונות החשובים למעבר מנוהל תזכורות לנוהל עבודה בשגרה?
- שדות וערכים.
נניח שביקשתם הקפצת תזכורת כעבור 60 יום בהם המטופל לא יצר קשר. או 14 יום שהספק לא הביא את הסחורה. או שנה אחרי שלקוח עזב.
הפעולות האלו מתבססות על נתונים שאמורים להיות מטופלים במערכת:
שדות תאריך – מתי היה ביקור אחרון. מתי נסגרה העסקה. מתי הועבר תשלום. מתי נשלחה תזכורת ומתי היתה שיחה אחרונהשדות סטטוס – שדות אלו הינן תיבות בחירה וניתן לבחור בהם ערכים: לטיפול / לטיפול עתידי / טיפול הסתיים / דרוש אישור מנהל. זו כמובן דוגמה יחידה, ניתן לייצר בשדות אלו מגוון ערכים, ואף מספר שדות בתוך אותו המסך – כאשר כל שדה וכל ערך בשדה מייצג את מצב הטיפול הנדרש.
שדות נתונים ומידע – אלו שדות שיאחסנו את המידע הנדרש לעבודה, כגון: המוצר אותו קיבל הלקוח, הדרישה אותה קיבל הספק, הסכומים הקיימים בגביה ועוד.
כל השדות הללו יאפשרו סינון – חיפוש ממוקד במערכת לפי המידע.
כמו, לבצע סינון בתצוגה קבועה לכל מי שהתאריך האחרון שלו קטן מ….. וסטטוס הטיפול שלו עוד לא הושלם והמוצר אותו הוא רכש זה Y.
כך המערכת פרושה על שולחן העבודה שלכם ובשליטתכם המלאה ללא הצקות חיצוניות! - ערכים ופעולות אוטומטיות.
כהמשך לסעיף הקודם – השאיפה היא שהתוכן ברוב השדות יוגדר באמצעות אוטומציה.
כלומר, אם נקבע טיפול בתאריך מסוים, יוגדר ת. הבא לקביעת טיפול בעוד X ימים.
אם טיפול הוגדר כהסתיים – שדה "תאריך הבא לפולו אפ" ימולא באופן אוטומטי לעוד כשנה.חלק מהשדות יהיו עדכון ערכים בפועל וחלק יהיו נוסחאות ותצוגות שונות של אותם הערכים.
האוטומציות האלו חשובות, כדי להוריד משימות סיזיפיות מהצוות ולאפשר להם להתרכז רק בעדכון ומילוי נתונים מהותיים,
ככל שהמערכת תוריד מהמשתמשים עבודה "טיפשה" כך יהיה מתגמל יותר לעבוד בה – מה שמקדם גלגל אפקטיביות שממשיך ומרחיב את עצמו.חלק נוסף אוטומטי וחשוב הינו פעולות שניתן לבצע בעקבות הערכים הנ"ל:
אם מטופל דורש תזכורת בתאריך מסוים –
למה שהאוטומציה לא תשלח לו מייל או וואצאפ במקום מנהל.ת תיק הלקוח?אם ספק דורש חשבונית בתאריך מסוים –
למה שהאוטומציה לא תפיק ותשלח ללא מגע יד אדם?זה אמנם לא חוסך 100% מהפעילות ובדר"כ הגורם האנושי חשוב ומעורב בתהליך,
אבל הטריגר והפעילות הטכנית הראשונית נחסכת ומתחילה להניע את גלגלי העבודה. - התראות ותזכורות מרוכזות.
נכון, אמנם הפוסט הזה קצת התנגד לתזכורות והפרעות חיצוניות.
אבל לפעמים אכן ההתראות נדרשות 🙂
זה קורה אם מדובר בפעולה לא יומיומית או שמתרחשת בזמנים לא קבועים.
זה קורה אם מדובר בפעולה שהיא חשובה ומהותית – בדר"כ בצוותי מכירות או בשירותים חיוניים.
ואז כן, לחלוטין נפעיל התראות!ההמלצה שלנו היא חד משמעית לשלוח התראה למייל / לשולחן העבודה של העובד עם המסר הבא:
"קיים עדכןם במערכת על משימה.ות חדשות המחכות לטיפולך בהקדם – בבקשה לחץ כאן לקבלת הפרטים"
בלחיצה, העובד יחובר למסך הרלוונטי במערכת.באופן הזה מה שהרווחנו זה:
העובד יתייחס ברצינות להתראות, היות ולא הצפנו אותו בהתראות של עבודה שגרתית.
כאשר יתקבלו התראות, העבודה עדיין תהיה בתוך המערכת – מה שיאפשר שליטה, קבלת נתונים מלאים ועבודה אסטרטגית.
שתהיה לכם שגרת עבודה אפקטיבית ושקטה,
לכל שאלה, מוזמנים לפנות בטופס הצור קשר או בכפתור הוואצאפ שלנו 🙏