ניהול משימות צוותי הינו יעד חשוב בפני עצמו.
לא משנה אם המשימות יושבות בתוך מערכת CRM או כחלק מתהליך ניהול פרויקט רחב או נוצרו באוטומציה או נפתחו ידנית.
בסופו של דבר, ניהול המשימה הקיימת היא זו שכרגע נמצאת על הפרק.
מה אנחנו מחפשים בניהול משותף של משימה?
- קודם כל להבין 🙂
נשמע טריוויאלי, אבל לא מובן מאליו כלל וכלל.
מה שאומר שכרטיס המשימה חייב לכלול: תיאור המשימה כשורת טקסט ראשית, אבל בנוסף חייב שיהיה איזור לטקסט ארוך ובו פירוט, הנחיות, דרישות וצ'קליסט. ניתן אף לעבות יותר את הקשר המשימה ולייעד שדה קבצים – אליו יועלה בריף (תקציר) משימה / אפיון דרישה / מסמך מהלקוח וכד' - מקום שני – לתקשר!
הבנה היא בסיסית, אך היא נקודת מוצא בלבד.
משם מתחיל תהליך בירור שלם: האם הבנתי אותך נכון? האם המשימה מתקדמת לשביעות רצונך? האם יש אישור מנהל על פעולה ספציפית במסגרת המשימה? האם סקיצת הפיתרון מקובלת עליך? וכן הלאה והלאה – תלוי בהקשר המקצועי והארגוני.
מה שאומר, שכרטיס המשימה כדאי שיכיל – וכדאי לדעת להשתמש! – אפשרות לתקשורת, התכתבויות, אזכורים (@ כדי להזכיר חבר צוות ספציפי). עוד פירוט על תקשורת פנים ארגונית אפשר למצוא כאן. - לו"ז ותאריכים.
לכאורה למשימה יש שדה תאריך אחד: תאריך יעד. due date.
אבל שימו לב למנעד הבא: תאריך יצירת משימה. תאריך עדכון. תאריך יעד. תאריך יעד פנימי (מה שנקרא טווח ביטחון). תאריך תחילת טיפול. תאריך סיום טיפול.
כל התארוך הנ"ל, שברובו כמובן יכול להיות מוגדר באמצעות אוטומציות, מסייע לנו להחזיק מדדים, להגדיר את דו"חות התכנון מול ביצוע, לעבוד בשקיפות מול לקוחות או ספקים ולקבל אינדיקציה טובה על קצב העבודה.
הרבה מנהלי צוותים ויחידות עסקיות מתקשים לייצר לו"ז זמנים מקצועי מכיוון שהם תלויים בזמנים בעובדים השונים. הגדרה של הזמנים ושיתוף המידע הזה מקל על ההתנהלות. בייחוד בעבודה משותפת מרחוק. - אינדיקציה = סטטוס.
כשמשגרים משימה לחבר צוות או עובד או אפילו בוס – אנחנו רוצים לדעת: התקבל או לא התקבל? התחילו לעבוד על זה? יש בעיות? פליזזזז אינדיקציה.
זה למה אנחנו אוהבים כ"כ את שני הVים הכחולים בוואצאפ ודבוקים כ"כ לחדשות. לדעת.
לכל משימה מומלץ שיוצמד לפחות שדה סטטוס אחד – שמתעדכן לפי נהלים ומסמן את הפעימות הבאות:
הועבר לטיפול. התקבל. על זה. תקוע אצלי. שאלה למנהל. ממתין. סיימתי. כמעט סיימתי. וכן הלאה.
שימו לב שבהרבה מקרים ישנן שדות סטטוס משניים – וזאת במידה והמשימה עוברת "תחנות" במהלך השלמת הטיפול.
לעיתים נפריד סטטוס פר תחנה ולעיתים בהתאם להחלטה אחרת.
לעיתים נייצר סטטוס משני במבנה בוליאני: כן או לא ולעיתים סטטוס משני יכיל גם הוא מורכבות כמו הראשי.
כל שעליכם לדעת בשלב זה שהאינדיקציה הזו חשובה, ושמציאת קוד התנהלות בתוך צוותים ומחלקות חיונית לרוגע העבודה, ליכולת להעביר משימות מאחד לשני, להאציל סמכויות ולייצר שגרות עבודה.
זהו. אלו כללי האצבע הראשוניים לניהול משימות באופן משותף וצוותי.
חשוב להבין את הלוגיקה הארגונית ולוודא שבמערכת שלכם יונגשו הפיצ'רים והממשקים שיסייעו לכם לקבל את המידע הנ"ל בצורה נוחה, מהירה ומובנת.
איזו מערכת מומלצת וכיצד תטמיעו?
מוזמנים להמשיך ולצרוך מידע בבלוג שלנו!
בהצלחה 🫶