הטמעת מערכת CRM
- עובדים היום עם מערכת crm שלא מספקת לכם מענה למה שאתם צריכים?
- מחפשים מערכת שתספק לכם מענה מדויק למטרות והצרכים הספציפיים של העסק שלכם?
- בבחירת מערכת CRM חשוב שנוודא שהמערכת תעבוד עבורנו ותהווה כלי עבודה נוח וחכם.
- בחירה במערכת הלא נכונה תהווה טעות אסטרטגית ויקרת ערך בהרבה מובנים. לכן, לפני שאנחנו יוצאים לדרך חשוב שנקדיש זמן ומחשבה לשלב התכנון, לשלב הבחירה במערכת crm ולבחירת הספק המתאים ביותר.
5 צעדים פשוטים להטמעת מערכת CRM
1. איפיון מערכת crm והגדרת תהליכים ארגוניים נדרשים
הגדרת מטרות וצרכים ממערכת ה CRM
- על מנת שתבחרו במערכת crm המתאימה ביותר עבורכם, הגדירו תחילה את המטרות והצרכים העסקיים של החברה.
- רשמו לפניכם מה הנקודות החשובות ביותר מבחינתכם שאתם מצפים לקבל להן מענה ממערכת ה- CRM החדשה.
- האם מערכת ניהול לקוחות ותשמש לשיפור תהליכי השירות ומדדי שביעות הרצון של הלקוחות שלכם? האם אתם מעוניינים במערכת ניהול עובדים, מערכות ניהול פרויקטים או ניהול משימות? מערכת לניהול לידים, מערכת ניהול מלאי, מערכת ניהול מכירות? מערכת התנהלות פיננסית? או אפילו מערכת שתנהל כמה מהתחומים ביחד?
אפיון העסק והמערכת
- בעסקים ותיקים לרב יש נהלי עבודה או צורת עבודה מסוימת, שעובדים.ות בארגון רגילים אליה. לא תמיד הכל עובד חלק. לא תמיד ההנהלה יודעת לשים את האצבע על מה לא עובד או על מה צריך לעשות כדי שהדברים יעבדו יותר טוב. הרבה פעמים השוטף של השגרה שוטף אותנו העובדים והמנהלים, ואין לנו אפשרות או יכולת לעצור ולראות את הארגון מהצד, מנקודת מבט חיצונית לו, כפי שהוא באמת.
- תהליך האפיון והמיפוי מהווה שלב קריטי והכרחי בהבנת המצב הקיים, מה עובד ומה דורש שינוי. מה השינויים הנדרשים והאפשרויות הקיימות, במטרה לשפר ולהיות פרודוקטיביים יותר.
- מנהלים רבים אומרים לנו שעצם מיפוי התהליכים הראשוני, עושה להם הרבה סדר בראש והם מקבלים תמונת על רחבה ומדויקת יותר אודות הארגון שלהם. ברוב המקרים הם לא היו מודעים לכך שקיימות אפשרויות טובות ומתאימות יותר לעסק שלהם, והפגישה חשפה אותם לעולמות טכנולוגיים נוספים ולמגמת חדשנות מעולמות רחבים של מערכות מגוונות, שמהוות פתרון למודלים שונים של עבודה, שמצד אחד מעצימים את המנהלים והעובדים כאחד ומצד שני מקדמים את הארגון למקום הרצוי. פעמים רבות הם מבינים שחלק גדול מנהלי העבודה שלהם מתבססים על הנחות עבודה שאולי שרתו אותם בעבר, אבל היום הם כבר לא כל כך רלוונטיות ועכשיו זו ההזדמנות לצאת עם תוכנית פעולה חדשה ברמה הטכנולוגית וברמה המעשית.
2. היערכות ארגונית להטמעת מערכת CRM
תקציב
- הטמעת מערכת crm מחיר מהווה שיקול משמעותי עבור עסקים וארגונים בתחילת דרכם ובצדק. עם זאת ארגונים הופכים להיות גדולים ומצליחים כשהם מתנהלים כך מההתחלה, כשהם משקיעים במשאבים האסטרטגיים החשובים שיתאימו להם גם בעוד שנים רבות.
- ניתן כמובן לרכוש מוצר מדף בעלויות חודשיות נמוכות יותר. כמובן שזה יסייע לכם לסיים את התהליך ולהתחיל לעבוד על מערכת crm מהר יותר.
- אם אתם מנהלי ארגונים וחברות, אשר מעוניינים להוביל את החברה לצמיחה מואצת, ולייצר תהליכי עבודה אפקטיביים שיבואו לידי ביטוי בהגדלת יחס רווח הרווחיות, כנראה שתבחרו במערכת crm מותאמת אישית. נכון שמערכת זו יקרה משמעותית, אך היתרון הבולט הוא שהמערכת תהיה תפורה במידה מקסימלית, לצרכים הארגוניים שלכם ושל העובדים שלכם כיום ולעוד שנים רבות . בחירה והטמעת מערכת crm איכותית ונכונה תחסוך לכם הרפתקאות מיותרות ויציאה להטמעת מערכת crm נוספת.
- בזבוז זמן מיותר ותהליכי עבודה לא מסודרים ולא מאורגנים = שירות לקוחות לא יעיל = פגישה ברווחיות.
זמינות
- התהליך אורך זמן ומחייב את הזמינות של כלל עובדי הארגון.
- בחירה בטכנולוגית CRM מתאימה קריטית, וכדי לייעל בהצלחה את תהליכי העבודה בכלל האמצעים הטכנולוגיים בחברה, חשוב לשלב את העובדים בהתחלת הפרויקט ולמפות ביחד איתם את הצרכים.
- העובדים הם אלו שמכירים היטב ומתמודדים עם האתגרים היומיומיים בשטח. מומלץ לברר מולם מהם הציפיות שלהם ממערכת CRM חדשה, מהן הפונקציות שעובדות מבחינתם. מהן הפונקציות החסרות כיום, שיאפשרו להם לעבוד בנוחות ובמהירות. זמינות ההנהלה והעובדים חשובה מאד הן בתהליך האפיון, ההקמה וההטמעה.
- המעורבות והזמינות של כלל עובדי החברה תאפשר חוויה חיובית והטמעה מהירה ומוצלחת של מערכת crm חדשה ותפחית במידה נכרת את קשיי ההסתגלות הראשוניים למערכת הcrm החדשה.
3. בחירת מערכת crm מומלצת
- בחירה במערכת המתאימה ביותר עבור העסק / חברה הוא הרכיב החשוב ביותר בתהליך.
- הרב המוחלט של המנהלים והמנכ"לים שאנחנו עובדים מולם, מבקשים מאתנו בתחילת התהליך – מערכת crm של המותג x ,שהקולגות והחברים המליצו להם עליה. זו טעות לבחור במערכת CRM מסוג x על פני מערכת CRM מסוג y, רק על סמך המלצה. חשוב שנזכור שמה שמתאים לחברה אחת לא מתאים לחברה המקבילה. גם אם אנחנו באותה נישה עסקית. לכל חברה יש את הצרכים והאופי הייחודי שלה. כל חברה נמצאת בנקודה אחרת בציר ההתפתחותי ומתמודדת עם אתגרים שונים בהיקפים שונים. לכל חברה יש מטרות, סדרי עדיפויות, משאבים ויכולות שונות.
- הצעד של מעבר בין מערכות CRM הוא צעד משמעותי ומורכב. השאיפה שלנו היא לבחור ולהטמיע מערכת crm יציבה שתשרת אותנו ותישאר אתנו שנים רבות. לכן חשוב שנבחר בפתרונות חכמים ונכונים שלא יפגעו במבנה העברת הנתונים, בביצועי החברה ובלקוחות.
כך נבחר מערכת CRM מתאימה
- מערכת פרקטית ומותאמת לשפה הארגונית – בחירה והטמעה מערכת CRM חדשה בחברה לוקחת זמן. זה השלב הראשון בתהליך, ובסופו אנחנו נעבוד בצורה עצמאית עם תוכנת ה- CRM . לפני שאנחנו בוחרים במערכת crm חשוב שנוודא שהיא גמישה ופרקטית לשימוש ושהחיסכון בעלויות יבוא לידי ביטוי לא רק בהווה , אלא גם בשנים הבאות. מערכת crm טובה היא מערכת בה כלל העובדים בחברה משתמשים בה באופן שוטף. יש לקחת בחשבון שלא כל העובדים מסתגלים בקלות לטכנולוגיות חדשות, והטמעת מערכת crm גמישה ואינטואיטיבית תאפשר להם להסתגל למערכת crm במהירות ולייעל את תהליכי העבודה השוטפים והיומיומיים באמצעות שימוש במערכת .
- יציבות – האם מערכת ה – CRM יציבה וצפויה להישאר בשנים הבאות? כשאנחנו בוחרים לצאת למהלך של הטמעת מערכת crm, הנחת העבודה שלנו תהיה כשהשקעה לטווח ארוך במערכת שתשרת אותנו נאמנה, למשך שנים רבות. יהיה צורך לבצע עדכונים שוטפים ושדרוגים, ולכן חשוב לוודא מול החברה אשר מספקת את מערכת ה crm , שתוכנת ה crm, מיועדת ומותאמת לצרכים הספציפיים של כלל עובדי החברה . ודאו שהספק הוא האבא והאמא של המערכת. שמעטפת השירותים בהסכם כוללת : ליווי , הדרכה וזמינות למענה על כל תקלה ושאלה שתעלה בעתיד.
- אינטגרציה בין המערכות – מרבית החברות עובדות עם מספר מערכות דיגיטליות במקביל : מערכת לניהול לידים, מערכת ERP, מערכת פריוריטי, מערכת דיוור אלקטרוני ומערכות ניהול רצפת ייצור. לפני שבוחרים בהטמעת מערכת crm חשוב לבדוק אם המערכות מדברות אחת עם השנייה וקיימת אפשרות ליצירת אינטגרציה בין המערכות הקיימות למערכת ה crm החדשה. חשוב להגדיר את הצרכים מול ספק מערכת CRM ולהבין מהן המשמעויות הכספיות עבור יצירת אינטגרציות שוטפות של כלל המערכות הטכנולוגיות בארגון.
- עלויות – בהליך בחירת מערכת crm, חשוב לבדוק היטב את תכולת ההסכם היטב, כולל השורות הקטנות. בדקו מהן העלויות הכוללות עבור הטמעת מערכת crm ותפעולה בטווח הרחוק. כל רכיב בהסכם מהווה משתנה כלכלי רב משמעות, וחשוב לכלול את כל המידע והנתונים לפני שאנחנו מחליטים ויוצאים לדרך. נתייחס בעיקר לסעיפים הבאים:
- עלויות אחסון – היכן תוכנת crm מאוחסנת ומהן העלויות הכוללות?
- תמיכה טכנית – אילו שירותי תמיכה טכנית כלולים בהסכם/ כרוכות בתשלום נוסף ? האם התמיכה טכנית מתומחרת עבור כל תקלה בנפרד, או כריטיינר חודשי? האם התמיכה הטכנית מוגבלת למספר פניות? במקרה של תקלה בית התוכנה יספק מענה לתמיכה טכנית או שחברה מטעמו תספק את השירות ?
- עלויות עבור רישיונות
- עלויות פיתוח – במקרים בהם יעלה הצורך בשדרוג המערכת, הוספת מודולים ומאפיינים נוספים במערכת, מהן העליות הצפויות ?
- שירות ואחריות – מהי עלות האחריות עם תום תקופת האחריות הראשונה? האם ישנן עלויות נוספות בגין קבלת תמיכה טכנית ושירותים נוספים , אשר ההסכם איננו מכסה או שתקופת השירות והאחריות מוגבלת בזמן.
4. הגדרת אבני דרך ברי ביצוע ומדידים בפרויקט
- לאחר שהגדרנו את היעדים והצרכים, נחלק את הפרויקט למספר שלבים ונגדיר אבני דרך להטמעת מערכת ה crm.
- הטמעת מערכת crm תבוצע באופן הדרגתי בכל המחלקות בארגון, כמו גם הטמעה הדרגתית של המודולים הנדרשים.
5. הכשרה וליווי צוות הנהלה ועובדים לאחר הטמעת מערכת crm
למה לבחור בנו
כי ההצלחה העסקית שלכם היא גם ההצלחה שלנו -projector מחויבת להצלחת פרויקט הטמעת מערכת crm , מתחילתו ועד סופו, בכל עסק וחברה.
ניסיון מוכח והכרות עם מגוון רחב של ארגונים ומגזרים – לפרוג'קטור ניסיון מוכח באפיון ובהטמעת מערכות CRM בארגונים גדולים ובעסקים קטנים. צוות ההנהלה והעובדים הינו צוות מנוסה, מומחה ומיומן בהתאמה ויישום מערכות CRM.
הייעוץ המקצועי הטוב, התאמה והטמעת מערכת ה- CRM שתעבוד הכי טוב עבורכם. הלקוחות שלנו מעידים שההחזר עבור ההשקעה שלהם מורגשת מהר מאד, עוד לפני שהפרויקט מסתיים. אנחנו לא עובדים מטעם מותג של מערכת crm מסוימת, אנחנו מתאימים לכם את המערכת שנכונה עבורכם ובהיקף הפעילות שמתאים לכם.
תמיכה, הדרכה וליווי צמוד גם לאחר הטמעת מערכת CRM. אנחנו האבא והאמא של כל מערכת, קטנה ככגדולה. אנחנו רואים בליווי ובתמיכה בכל שאלה רכיב חשוב להצלחת הטמעת מערכת crm, שמהווה קשר ישיר למימוש היעדים העסקיים, להגברת שיתוף הפעולה ושביעות רצון של העובדים והמנהלים בחברה.
חשיבה יצירתית וזיהוי הזדמנויות טובות להצלחה העסקית. מנהלים מהווים חלק אינטגרלי חשוב וקריטי בארגון ומכורח תפקידם אין להם את היכולת לראות את הדברים בנקודת מבט רחבה, הוליסטית ואובייקטיבית .
הטמעה נכונה של מערכת crm = שיפור מדד שביעות רצון של הלקוחות = הגדלה נכרת בהיקף המכירות.
איך הטמעת מערכת CRM תועיל לעסק שלי ?
סדר בראש ומיקוד עסקי
מיקוד בפעילות העסקיות הנכונות
זיהוי הזדמנויות עסקיות טובות
שימור וחיזוק יכולות ארגוניות קיימות
שיפור מערך קשרי לקוחות
והגברת מדד שביעות רצון לקוחות
הגדלת היקף העסקאות
הגדלת היקף העסקאות והמכירות, גם מלקוחות קיימים.
הובלת תהליכים נכונים בארגון
שימוש נכון במערכת crm משפר את ה- sla, מונע טעויות, עבודה סיזיפית. חוסך זמנים מיותרים ומונע תלות בעובדים שעוזבים ובגורמים מקצועיים חיצוניים ויקרים.
הגדלת מצבת הלקוחות
יש לכם מערכת crm ואתם עובדים גם עם יותר מדי אקסלים?
מלאו את פרטי הקשר שלכם כאן למטה,
ונחזור אליכם לתיאום שיחת היכרות ומיפוי צרכים קצרה, ללא עלות והתחייבות.