את הפוסט הקודם (למי שפספס, אפשר לחזור ולקרוא כאן) סיימנו במסקנות הבלתי נמנעות על ניהול חכם של מנגנוני הגביה בארגונים: מנגנון כזה שלא נוגע ברגולוציה ובמסמכים החשבונאים אלא בלוגיקה ובעבודה המקיפה אותם.
אז מה בפועל ההמלצה לניהול גביה?
יהיו 3 כללי אצבע שינחו אותנו:
- ריכוז מידע
- שדות אינדיקציה
- רשומות אוטומטיות
אל דאגה, נפרט סעיף-סעיף כך שלא נשאיר מילים גבוהות להתעופף באוויר.
הרי בסוף המטרה היא מזומנים בעו"ש החברה – הלא כן?
קדימה ⛹️♀️
ריכוז מידע
אחד התפקידים הנפוצים של אחראי.ת גביה בארגון היא ליקוט מידע בתחילת/סוף כל חודש.
ליקוט המידע בדר"כ מרוכז לאקסל חדש או גיליון חדש בקובץ קיים, דבר המקשה מאוד על המנהל.ת המאשר את רכיבי הגביה, על אחראי.ת הגביה בפועל ואפילו על הלקוח – שלא מקבל בהירות מספקת על היקף דרישות התשלום הפתוחות או על לוגיקת החיוב המתפתחת מחודש לחודש.
מערכת שמסוגלת להחזיק מידע תפתור הרבה כאבי ראש ותחסוך זמן ארגוני יקר/
המידע חייב להיות:
- רציף – מחודש לחודש, משנה לשנה ומרכישה לרכישה
- בעל יכולת פילוח – לפי לקוחות / סטטוס לקוחות / סוגי שירות או מוצרים
- אפשור KPI – כלומר מדדים באמצעות דוחו"ת ודשבורדים לפי פרמטרים
שדות אינדיקציה
את אותו מידע שריכזנו היטב, נרצה לתפעל.
תפעול פירושו סימון שדות, פעולות לפי קוד ארגוני וכל התנהגות שאיננה כוללת הסברים בטקסטים ארוכים.
שדות התפעול המומלצים בדר"כ (קחו אותם כהשראה ובצעו אדפטציה נדרשת במהלך ההטמעה שלכם):
- סטטוס – מה מצב רשומת הגביה: חדש / נשלח ללקוח / ממתין לתשלום / חורג מדד-ליין התשלום / התקבל / בוצע רישום חשבונאי – וכן הלאה.
- תיארוך – שדה תאריך אחד או יותר שיאפשר סינון, מיון וחלוקת משימות. שדות אלו מתמקדים כולם בזמנים: תאריך דרישת התשלום / תאריך תזכורת אחרון / תאריך יעד לתשלום (מאפשר לשלוט בתזרים) וכו'. אגב, תארוך חשוב במיוחד לארגונים המספקים שירות ללקוחות המשלמים בשוטף ++.
- מוצרים משויכים – על מה בפועל התבצע החיוב. ריטיינר כללי ללא פירוט / ש"ע שנגזרות מדיווחי שעות של העובדים / מוצרים פיזיים / מוצרים אונליין / שירות אחר / מספר פגישות – החישוב צריך להתבצע בזמן יצירת הרשומה ולהיות צמוד אליה ונגיש לשליפה
רשומות אוטומטיות
כהמשך לשני אבני הדרך הקודמות – ריכוז מידע ושדות אינדיקציה המציגים את המידע עליו מבוססת רשומת גביה – נרצה לטפל בעבודה הסיזיפית המשולבת בתוך הנ"ל:
יצירת רשימת לקוחות חדשה כל חודש.
איסוף רישומי פגישות ושעות עבודה במהלך החודש.
איחוד מכירות וחוזי לקוח ממערכות או קבצים אחרים.
ועוד הרבה. תלוי באופי הארגון ובסוגי השירותים הניתנים.
מעבר לאי אהבתנו לעבודה סיזיפית, הדבר מקשה על קבלת תמונת מצב מדויקת במהלך החודש, על זמן העבודה המושקע בקבלת הנתונים ועל ניהול תזרים מדויק.
ולכן אבן הדרך האחרונה שצריכה להנחות אתכם במחשוב גביה, היא יצירת אוטומציה – המכילה בתוכה חישובים ודגשים על תוכן הגביה – ומייצרת רשומות גביה באחת או יותר מנקודות הזמן הבאות:
- כל תחילת / סוף חודש
- במעמד רכישת שירות
- לפני/אחרי מסירת תוצר ללקוח
_________________
אז מהי אבן הדרך המאתגרת אתכם?
מוזמנים לכתוב בתגובות או ליצור קשר ישירות 🙏