בהרבה יותר מדי עסקים וארגונים זה קורה.
וכולי תקווה שאצלכם – לא,
אבל היות ויש סיכוי טוב שזה כן כך,
חייבים לדבר על זה.
על מערכת מצוינת (אולי) שהטמעתם, אבל בפועל –
אתם ממשיכים להתנהג בדיוק כמו שהתנהגתם עם האקסל:
אוסף נתונים ומידע שפשוט נערמים
ומייצרים איזשהו ספגטי של רשומות
שמסתבכות אחת בתוך השניה
ואין דו"חות ואין נתונים ואין לו"ז ואין סדר יום
ויש באסה.
כמו שאמרתי, קורה לכולם.
מי שמפיק לקחים –
מתקדם משם.
ובהחלט יש היום הרבה מאוד ארגונים שלקחו את זה הלאה.
עכשיו תורכם.
אז בואו נדבר היום על אחד הפיצ'רים שמאפיינים דווקא מערכות – CRM ודומיהן –
ולא קיימים בכלל באקסל.
שימוש נכון בפיצ'ר הזה יכול לייעל עד 70% (!!!!) מההתייעלות הארגונית.
וכן, הוא קיים ברוב המערכת החזקות, הבינלאומיות והטובות.
ולא, הוא לא קיים או לא ממש יעיל ומתקדם במערכות מקומיות
שאינן ניתנות להטמעה ומגיעות כמוצר מדף מוכן לשימוש.
אז שימו לב וקחו בחשבון – בין היתר – לפני בחירה בפלטפורמה
והפיצ'ר המדובר, הוא כמובן, איך לא, קבלו במחיאות כפיים את:
התקשורת הפנים ארגונית – conversation & updates
לפני שממשיכים, כמובן, דוגמא קטנה מתוך הmonday האהובה. כך זה יכול להראות:
אז במה מדובר?
באקסל, כאשר יש שורות המנהלות DATA – מידע,
הן מנוהלות באופן "שטוח".
אמנם הן יכולות להחזיק המון נתונים, אינדיקציות, שדות תפעול,
באקסלים מתקדמים וחכמים ממש יש אפילו נוסחאות, וברירות מחדל ודו"חות,
אבל במידה ותרצו:
לתעד את העבודה שנעשתה על השורה המדוברת
לציין את הרשומה לטיפול מאוחר יותר
להתייעץ עם קולגה / מנהל בנושא
להעביר לטיפול נקודתי לעובד אחר
לשלוח הודעה למישהו בארגון בקשר לעבודה המדוברת
לרכז במקום אחד את כל ההודעות ששלחתם או קיבלתם או טיפלתם
כל הנקודות הללו, ועוד רבות הדומות להן,
מייצגות עבודה "תלת-מימדית".
עבודה שבה לכל רכיב בארגון:
לידים, לקוחות, משימות, תתי-משימות, אנשי קשר, פרויקטים, שת"פים –
כל אלו עוברים טיפול מורכב במסגרת העבודה שלכם,
ומעבר לסימון סטטוס, אחראי ותאריך הבא לטיפול (או אחרון…)
ישנה פעילות כבדה שצריך לדעת לנהל אותה.
ולכן, באקסל, אם האפשרות היחידה שיש לכם היא לשרשר הרבה ערך בשדה "הערות",
בCRM ומערכות הניהול השונות, תפתחו לקוח ספציפי (או ליד או משימה – הבנתם את הרעיון ),
ובאיזור הזה בכרטיס:
תתעדו את העבודה שעשיתם
תאתרו ותצמידו קולגה לפעילות
תסמנו תאריך הבא לתזכורת בנושא
תעלו קבצים רלוונטים
ואחת ליום תיכנסו לרשימה של העדכונים שאתם כתבתם,
שאחרים כתבו לכם, שיש להמשיך טיפול,
שאתם ממתינים לתשובה –
והנה לכם בשלוף ממש,
לו"ז עבודה יומי
ותיעוד עבודה מלא.
איזה יופי זה, אה?
עכשיו תמשיכו להתקדם!
כי יש עוד המון פיצ'רים במערכות.
בפוסט הבא 🙏