נגיד את זה פתוח הפעם:
יש ארגונים שמסתדרים יפה בלי מערכת.
חלקם אפילו פונים אליי ואומרים "תדעי לך שהאקסל שלנו מהמם ואנחנו עובדים מצוין" (אז מה בעצם פניתם?… 🤔 אבל זה כבר נושא לפוסט אחר 😅).
והאמת היא, שאכן, ארגונים שעדיין לא מוחשבו משתמשים בעצם בסיסטם הישן של המחשוב.
בראש רשימת הכלים הישנים (שכן, עובדים להם בהרבה מקרים) נמצא האקסל,
ומיד אחריו, במקום מוביל, נמצא מבוך התיקיות.
שזה בעצם פלטפורמת האחסון בו משתמשים, אליו מעלים את הקבצים, הנתונים והמסמכים – של הלקוחות, מכירות, חשבונאות וכל השאר.
ואיך זה עוזר לנהל את הארגון?
- טכנית המידע נשמר ומתועד. כבר חשוב.
- הרבה פעמים המשימות עצמן משתקפות בקבצים: טפסי הזמנה בארגוני רכש, שרטוטים וגרמושוקות לעיבוד בארגוני נדל"ן, תמונות וסקיצות במכוני סטודיו וכרטסת חשבונאות גדולה אצל רו"ח והנה"ח.
- ענני האחסון גיבשו נהלים עם הזמן: עובדים.ות יודעים לפתוח בוקר, לגשת לתיקית לקוח / לתיקית קבצים פתוחים / לתיקית קבצים החדשים שהגיעו. אותם נהלים מחזיקים את רוטינת העבודה והתפוקה השוטפת
איפה בדר"כ ארגונים מנהלים מבוכי תיקיות וקבצים?
- תיקיות רשת – בגישה כמובן מתיקיית מחשב
- ענני הDropBox
- ואיך אפשר בלי, כמובן – הDrive
- ומשם ממשיכים לעננים פחות נפוצים אבל קיימים, אולי OneDrive או הiCloud או Box אחר
אז אם כל כך טוב – מה כל כך רע?
כל הכבוד. שאלה מצוינת.
אכן, בדר"כ מחשוב תיקיות מבוך קבצים נובע מ2 תרחישים עיקריים:
- צורך בבקרה ובניטור:
מידע על מספר המשימות הפתוחות, מספר המשימות שבטיפול, בעיות שדורשות חשיבה צוותית או אישור מנהל, תעדוף נכון וזמני הדד-ליין מסוכמים ביניהם ומסונכרנים עם ההבטחה ללקוח.
זה הזמן בו צריך "להצמיד" לכל מסמך עוד מימד ניהולי.
מימד שחסר בכל ענן אחסון קיים. - ריכוז מידע:
זהו תרחיש בו הארגון נדרש להתמחשב ממגוון סיבות שלא קשורות לקבצים ולענני האחסון ובמסגרת המחשוב וההטמעה רוצים לאחד את ניהול הקבצים – כך שכל המשאבים הארגוניים ישבו באותו המקום.
אז מה אם כן החלופה?
רוב מערכות הSAAS שמטפלות בCRM, משימות ופרויקטים – יודעות לספק שירותי אחסון איכותיים.
וכאשר מדובר במערכת שמוטמעת היטב, לכל כרטיס לקוח במערכת מוצמדת באופן אוטומטי תיקיית קבצים – ניתנים למיפוי, הצמדה, סימון, תכתובות ובקרה מלאה.
הנה דוגמא מmonday – שמאפשרת ריכוז קבצים ממספר תיקי לקוחות יחד (לא כל המערכות מאפשרות איחוד של תיקיות הקבצים. חשוב לבחון את הפרמטר הזה טרום הטמעה – במידה ויהיה בו צורך ניהולי) :
לאור הנ"ל, 3 טיפים להיפטר מהמבוך ולנהל קבצים באופן מערכתי:
הראשון – חלוקת היררכיה:
המערכת שלכם (ואתם, כארגון) צריכים להבדיל בין קבצים רב-שימושים הנמצאים בהיררכיה גבוהה יותר, כגון: קבצי לקוח / קבצי הזמנה ראשית וכד' – אל מול קבצים ספציפיים למשימה או לפריט הזמנה או לרכיב ספציפי. מיפוי נכון מייצר סדר לא רק בקבצים כי אם בכל תצורת העבודה והתוצרת שלכם.
השני – אוטומציות לשאיבת קבצים:
ניתן לשאוב בקלות ובאופן אוטומטי קבצים מתיבות המייל הארגוניות.
זה יכול להתבצע ע"י אוטומציות פנים מערכתיות או אוטומציות חיצוניות בmake.com ודומיו.
פעולות אלו יכולות להקל על הצורך לנהל תיקיות ותגיות בתיבות המייל או בענן או להוריד קבצים ולהעלות. כן, זה עושה הבדל 🙂
השלישי – שימוש בקישורים:
לעיתים, אין מנוס, ולשלב בין ענני אחסון לבין מערכות אחסון.
באדריכלות, הנדסה, עיצובים, ממשקים גרפיים וסרטוני וידאו – כובד הקובץ והמיקום שלו משמעותיים וחשובים, ולכן נשאיר את העננים אבל ננהל בתוך המערכות קישורים ישירים.
כך נחסוך חיפוש, נהנה מיתרונות המערכת ונשלב אותם עם יתרונות ענני האחסון שנדרשים. אם אכן נדרשים.