מדברים המון על ניהול משימות אוטומטי.
רק "תזרקו" מידע והמערכת תקפיץ תזכורות ועל דשבורדים שמרכזים את כל הפעילות.
אינשאללה.
בפוסט היום אני רוצה לחדד את הנקודה המרכזית שעומדת מאחורי המנגנון המתוחכם הזה,
כדי שנשים לב – ובעיקר ניישם – מתי ואיך זה יכול לעבוד בצורה הטובה ביותר.
[בעייני ראיתי אופני ניהול פחות טובים, בהם המנגנון המתוחכם אך הלא מדויק החזיר ארגונים לתקופת האבן בו צוות של 10 עובדים (ויותר!) חוזר לנהל משימות בדף ועט. כל אחד לעצמו…. 🙃]
העיקרון החשוב להבין הוא: בריף המשימות.
הבריף – התקציר – של המשימות אותן הארגון מנהל, קיימים בסאב טקסט של תהליכי השיווק והמכירה:
- החוזה שנחתם מול הלקוח ומפורט ברכיבי המוצר / שירות אותו הוא מקבל
- ההבטחה השיווקית והפרסומית של המותג
- הSLA – כלומר, Service Level Agreement – הסכם רמת שירות.
- העולם המקצועי בו עוסק הארגון
אם ניקח לדוגמא ארגון נדל"ני המספק שירותי ייעוץ ונבדוק את החוזה שהלקוח קיבל, נוכל לפרק ממנו תאריכי יעד, כמות סבבי תיקונים, רף מקצועי למוצר, גורמים רגולוטריים או רשויות שבהם יש לטפל, יועצים חיצוניים שצריכים להיות שותפים לפרויקט, רמת הרזולוציה שהמסמך יורד אליו ועוד ועוד.
ואם ניקח דוגמא אחרת – סוכנות ביטוח – הרי שכל ביטוח או פוליסה המובטחת ללקוח מכילה בתוכה סדר פעולות קבוע, מספר חברות ביטוח המעורבות בתמונה, צעדים להחתמה, שיחות, אנשי מקצוע מהסוכנות שצריכים להיות מעורבים ותאריך יעד בו הביטוח הסופי הובטח ללקוח.
הטמעות מדויקות של מערכות יודעות לייצר את סט המשימות בצורה אוטומטית ברגע התנעת שירות מול לקוח.
ואז מה שנותר להנהלה ולעובדים זה:
- לבצע בקרה ואימות על שיוך המשימות לאיש צוות ועל תאריכי הדד-ליין (אלה מוגדרים באופן אוטומטי, אולם מומלץ לאשר אותם באופן עצמאי מכיוון שתמיד קיימים שינויים ידניים והתאמות לקוח)
- לעדכן או לפקח על התקדמות העבודה שלהם, כאשר המערכת היא הלו"ז ממנו יוצאים והיא "סגירת עבודה" – מקום בו מסמנים את סטטוס העבודה היומית כבוצע/לא בוצע/בתהליך או פונים להתייעץ בתוכה (ע"ע תקשורת ארגונית – כאן קישור לפוסט הרלוונטי)
ניקח הצצה קטנה איך משימות מרוכזות מראש, שרק משמשות לבקרה, סימון ותקשורת, יכולות להראות:
תכל'ס, מה חשוב שתדעו:
בהטמעת מערכת ארגונית, יהיו מסכים / דשבורדים / אובייקטים שישמשו אתכם באופן פעיל ושוטף.
כמו: לקוחות, מכירות, משימות וגביה.
וחשוב עד מאוד שיהיו מסכים שישמשו כback-end בלבד.
נתונים תפעוליים מאחורי הקלעים שיגדירו את סט המשימות בהתאם לכל שירות.
בעולם נדל"ני?
כל סוג חוזה יקבל את תחנות הטיפול שלו.
בסוכנות ביטוח?
כל סוג (ותת סוג) פוליסה מקיימת סט משימות משלה.
המערכת מתבססת על נתוני הback-end האלו כדי לפתוח משימות באופן אוטומטי.
הטעות של ארגונים היא ש"כולם כבר יודעים" מה צריך לעשות,
או "למה לנהל תיק לקוח" זה כבר ברור מה הוא קיבל.
אז בהחלט יכול להיות שהכל ברור.
יש ארגונים שעובדים נהדר בלי פירוט מיותר!
אבל גם כשאתם לא צריכים את התיעוד בשלב הנוכחי,
אתם צריכים את התוצאה של אותו התיעוד בשלבים הבאים.
ולכן, המערכת צריכה את זה.
ככה היא מייצרת את הלו"ז הזה, צ'קליסט המשימות הנכסף, ושלום על ישראל ☺️
[הערה חשובה: שימו לב שבמנגנון ייצור משימות אוטומטי יש לדאוג להזנת מידע באופן מדויק, אולם אין זה אומר ששם יש לעבוד ידני. גם כאן – פענוח AI לשדות המתאימים ושאיבת נתונים ממיילים ותכתובות שונות יחסכו לכם עבודה סיזיפית. אין צורך לעבוד קשה, אבל כן יש צורך לדאוג לתוצאה הנכונה בסופו של יום].
לסיכום, אם נדע לתעד מידע ארגוני – כזה שלא אקוטי ברמה הישירה אבל משמעותי ברמת התוצאה, ואם נדע לאפיין מנגנוני back-end ארגוניים שיודעים לפענח סט פעולות ומשימות ולייצר הנחיות מתאימות, אז אנחנו ממש קרובים לתוצאה האידיאלית.
ראש שקט ועבודה זורמת 💪