הפוסט הזה נכתב מתוך ניסיון אישי וליווי של הרבה ארגונים ומשרדים:
חלקם בחרו ב־monday כמערכת מרכזית,
אחרים שילבו אותה עם מערכות ניהול נוספות,
ובשורה התחתונה –
אחרי שניהול המשימות או הרכיבים השוטפים האחרים הושלם – כל המנהלים.ות שלי רצו לקבל תמונת מצב רחבה יותר.
תקראו לזה תמונת מקרו, תקראו לזה מעוף הציפור, אני קוראת לזה: גאנט.
אז מה זה בכלל גאנט?
גאנט באופן כללי מתאר כלי לניהול ותכנון פרויקטים.
באופן ספציפי, פיצ'ר הגאנט במאנדיי הוא תצוגה חזקה במיוחד של ציר זמן מתקדם,
שמאפשר לראות בבת אחת:
-
מתי כל משימה אמורה להתחיל ולהסתיים
-
האם יש חפיפות או עומסים
-
מי אחראי על כל שלב
-
אילו תלויות קיימות בין משימות (כלומר – מה חייב לקרות קודם כדי שמשהו אחר יקרה)
מתי משתמשים בגאנט?
-
כשיש פרויקטים עם שלבים ברורים שמתרחשים לאורך זמן
-
כשיש כמה עובדים או בעלי תפקיד שמעורבים
-
כשיש יעדים שחשוב לא לפספס – תאריך פרסום, השקה, כנס, אישור רגולציה
-
כשיש מורכבויות ותלויות – אי אפשר להתחיל שלב 3 בלי לסיים את שלב 2
זה משמש לרוב את הדרג הניהולי יותר
ומבוקש בכל משרד, חברה או ארגון שמנהלים רצף משימות לאותו פרויקט או לקוח,
בדגש על: נדל"ן, מיתוג, גיוס, רכש, סדנאות, ייעוץ, שירות לקוחות, ואפילו בשיווק חוזר.
כלל האצבע להיום –
אם יש רצף ויש זמן:
יש גאנט.
איך נראה הגאנט ב־monday?
במבט ראשון – טבלה רגילה של משימות.
במבט שני – תצוגה ויזואלית של כל מה שקורה בפרויקט, בציר זמן.
רכיבי בסיס:
-
עמודת TimeLine או Date Range (תאריך התחלה + סיום)
-
עמודת Owner (מי אחראי)
-
תצוגה מסוג Gantt View או Gantt Widget בדשבורד
-
סימון של תלויות (dependencies) בין משימות
-
קו אדום שמראה את היום הנוכחי
והחלק הכי נוח? אפשר לגרור משימות על הגאנט עם העכבר ולשנות תאריך – במקום לערוך טבלאות.
אז איך משתמשים בזה לתכנון חכם?
-
בוחרים את ההיבטים המשמעותיים לניהול ופיקוח בנוסף לציר הזמן.
דוגמא נפוצה: משימות פר עובד.
או אלמנט נפוץ לא פחות: משימות פר שלב פרויקט.
את ההיבטים האלה יש לקבץ יחד תחת אותו סעיף ראשי, יהיה ניתן למזער או להרחיב את פירוט המשימות וכך "לשחק" עם ההבנה של העומד להתרחש. -
בוחרים את חתכי הזמן המשמעותיים:
הפרידו בין גאנט שבועי, לרבעוני, לשנתי!
כך תוכלו לראות בתצוגה פשוטה האם יש פיזור מלא בין המשימות ותאריכי היעד או שיש עודף משימות במקום אחד וריק יחסי במקום האחר. -
שולטים בנתונים המוצגים באמצעות כלי הפילטור.
זה נכון שגאנט אוסף נתונים מהבורד או מספר הבורדים שבחרתם,
אבל בהחלט יהיה חכם ויעיל לא להציג משימות שהסתיימו, או פרויקטים בתעדוף משני.
סינון נתונים (והצגה של המסוננים במקום מתאים) מאפשר גאנט מאוורר באופן יחסי וברור לפענוח.
שימו לב:
לכל אחד מהסעיפים הנ"ל יש ליצור תצוגה נפרדת ולשמור אותה.
ניתן לרכז דשבורד שמאחד את כל התצוגות ואיתו לפתוח ולסגור יום.
המוח הניהולי שלכם מקבל את הנתונים ובתת-המודע כבר נכנסת הפקודה לפעול ולהפעיל בהתאם.
נסו ותראו 🙂
אז כל שנותר לאחל – זה הצלחה ואפקטיביות.
ותעקבו לפוסטים הבאים 👌